Confinement : Comment mieux manager à distance ?

Notre responsable recrutement, Fatima Chouiba, livre dans un article publié sur son compte Linkedin des pistes de reflexion sur le management à distance dans le contexte que nous connaissons depuis plusieurs semaines.

« Et si le télétravail constituait une opportunité de rendre vos collaborateurs plus autonomes et de leur permettre de monter en compétences ?

Le télétravail, les grèves des transports l’ont démocratisé et aujourd’hui l’épidémie de coronavirus l’a rendu indispensable.Avec la crise actuelle, le télétravail vit sa plus grande expérience et doit pousser les managers à s’adapter. Et si le télétravail dans ce contexte de confinement constituait une opportunité de rendre vos collaborateurs plus autonomes et de leur permettre de monter en compétences ?

Avant de parler des rôles du manager à distance, je vais commencer sur l’importance de responsabiliser vos collaborateurs avec le management par la confiance qui est à mon sens le socle du management à distance.

La tentation peut être grande d’adopter le micromanagement et de multiplier le reporting pour vérifier que les salariés sont bien devant leur écran. Mais ce mode de fonctionnement ne facilite pas la réalisation d’un travail de qualité et dégrade par ailleurs les relations interpersonnelles. Pourquoi ne pas profiter du télétravail pour faire évoluer les relations et les baser davantage sur la confiance ? Il s’agit de replacer le collaborateur au coeur du processus de travail pour qu’il s’engage et devienne acteur de la mission commune à réaliser. Ce mode de management est basé sur l’autonomie et la délégation afin d’encourager les équipes à prendre des initiatives.Vos collaborateurs à distance attendent de vous du sens et des orientations claires plutôt que des instructions détailles.

Pour y parvenir, il faut passer d’un management par le contrôle à un management par les objectifs, centré sur le « quoi » en s’assurant de donner les moyens du « comment ».

A distance, le rôle du manager sera d’organiser le travail, de maintenir le collectif, d’informer et de faire grandir ses équipes. Je vais tenter de détailler ces 4 rôles et de donner des pistes d’actions et de réfléxions pour chacun d’entre eux.

1) ORGANISER LE TRAVAIL : Organiser la charge de travail des équipes en télétravail, c’est réussir à appréhender à distance les 3 dimensions qui la composent : charge prescrite (ce sont les objectifs et les missions confiées), réelle (correspond à ce qui est réellement fait pour réaliser les objectifs) et subjective (correspond au ressenti – positif ou négatif – de la charge des collaborateurs pour faire face aux activités).

L’écart entre ces trois dimensions de la charge existe dans toutes les situations de travail. Il ne s’agit pas de faire disparaître cet écart mais de pouvoir en parler, le prendre en compte et ajuster le travail de façon à assurer la poursuite de l’activité.

Pour mieux prendre en compte la charge prescrite dans la situation de crise sanitaire actuelle : rester à l’écoute de la situation personnelle et des perceptions des collaborateurs afin de pouvoir construire des solutions adaptées : problèmes de conciliation des temps notamment pour les parents, adéquation entre espace de travail à domicile et travail à réaliser, stress lié au confinement, angoisse en cas de maladie d’un proche, sentiment d’isolement ou de sur-sollicitation, sentiment de ne pas pouvoir bien faire son travail, de ne pas tenir les délais…

Dans cet objectif, 3 actions peuvent être menées par les manageurs :

• Planifier et anticiper la charge (dans la mesure du possible) : définir les objectifs et les moyens mis à disposition en fonction du nouveau contexte.
• Suivre la charge de travail individuelle par un échange régulier avec les collaborateurs.
• Ajuster en permanence les objectifs pour s’adapter au contexte.

2) CREER DU LIEN ET MAINTENIR LE COLLECTIF: a distance il peut être difficile pour un collaborateur de continuer à ressentir le sentiment d’appartenance à son entreprise . C’est le rôle du manager à distance de maintenir la cohésion de l’équipe, en surmontant les barrières de la distance physique . Le fonctionnement d’une équipe passe avant tout par la création de liens, entre le manager à distance et ses collaborateurs, et entre les collaborateurs eux-mêmes. Ces liens sont précieux et se brisent facilement lorsque les personnes d’une même équipe ne se côtoient plus. Le risque d’isolement social, source de perte de sens et de démotivation, est le risque majeur qui guette vos collaborateurs.

Tissez des liens individuels avec chacun de vos collaborateurs à distance à travers des contacts de vive voix, et évitez que vos relations soient uniquement utilitaires. Prenez régulièrement des nouvelles mais ne parlez pas seulement travail lorsque vous appelez. Discuter et plaisanter comme vous le feriez au bureau.Rendez vous accessible lorsque vos collaborateurs vous appellent…Faites en sorte de provoquer les contacts entre vos collaborateurs, sans que les échanges passent nécessairement par vous…

Enfin, prenez régulièrement la température. Dans une organisation à distance, surtout dans cette période de crise qui peut être anxiogène pour beaucoup de personnes, le manager doit être particulièrement attentif à l’état d’esprit de ses collaborateurs.

3) INFORMER : En période de crise le manager doit jouer un rôle central dans la diffusion des informations: il diffuse et explique les lignes directrices fixées par la direction, les consignes de prévention, les priorités d’action… une communication Top-Down donc mais le manager doit aussi impliquer les collaborateurs à agir dans une dynamique Bottom-Up: il lui revient en parallèle de partager avec la direction les difficultés ainsi que les propositions de son équipe dans l’objectif de s’adapter à ce nouveau contexte. La capacité du manager à écouter, même en mode de travail dégradé, ses collaborateurs, à accompagner la recherche de nouvelles idées, à résoudre des problèmes et gérer le flux d’information est ici mise à contribution.

4) FAIRE GRANDIR SES ÉQUIPES : La baisse d’activité subi peut-être une opportunité de développer les compétences de vos collaborateurs par la formation à distance. Pour cela, identifiez clairement les forces et les faiblesses de chacun de vos collaborateurs. Ce diagnostic permet de faire une cartographie des compétences de votre équipe pour savoir sur quelles compétences vous pouvez vous appuyer et celles qui sont à développer au regard des besoins de l’entreprise à court ou long terme.

Dans ce contexte vous pouvez demander à vos collaborateurs, avec un cadre de durée défini ensemble de se consacrer à la veille et à la formation. Mooc, Tutos, classes virtuelles, modules d’e-learning ….Accessibles, les ressources sont de plus en plus variées et permettent à chacun de se former selon ses besoins professionnels.

Par ailleurs, vous pouvez aussi mettre en place une organisation apprenante en favorisant le partage et la transmission de savoirs via l’animation de meetups par certains collaborateurs par exemple.

Enfin, ne vous arrêtez pas à ce que vos collaborateurs savent déjà réaliser : le fait de mener des activités « zone de confort » dans un contexte de télétravail et sur une longue durée peur finir par démotiver. Veillez à leur confier des activités nouvelles qui va leur permettre de se confronter à de nouveaux challenges. Cela insufflera une nouvelle énergie et le développement de nouvelles compétences. »

Rédigé par Fatima Chouiba, Responsable Recrutement chez Orchestra.